Kerstborrel organiseren: draaiboek en catering
Een kerstborrel organiseren is vooral een kwestie van volgorde. De datum, de vorm van de avond en het eten hangen aan elkaar vast, en wie ze in de verkeerde volgorde regelt, heeft in december een locatie die past en een catering die dat niet doet. Dit is de volgorde die wij organisatoren aanraden, van de eerste beslissing tot de avond zelf, geschreven vanuit de keuken: wat een cateraar van u nodig heeft, en wanneer.
Wat regelt u als eerste?
Eerst de datum, dan het budget, dan de vorm van de avond. Zonder datum kan geen locatie of cateraar u iets toezeggen, en december is voor allebei de drukste maand van het jaar. Wie in oktober of november vastlegt, heeft de meeste keuze.
Het budget volgt direct daarna, als bedrag per persoon. Een totaalbedrag zegt een cateraar weinig zolang het aantal gasten nog schuift; een bedrag per persoon kunt u vergelijken tussen voorstellen en uitleggen aan wie het moet goedkeuren.
Vervangt de borrel het avondeten?
Dat is de vraag die alles bepaalt, en hij wordt het vaakst opengelaten. Een borrel van twee uur direct na werktijd, waarna iedereen thuis gaat eten, vraagt iets heel anders dan een avond tot middernacht waarop niemand meer aan koken toekomt.
Laat u de vraag open, dan vult iedere cateraar hem zelf in. De een rekent met een paar hapjes, de ander met een volledige maaltijd, en de voorstellen die u terugkrijgt zijn dan niet meer te vergelijken. Zet in uw aanvraag dus in één zin of uw collega's die avond nog ergens anders eten.
Welke catering past bij een kerstborrel?
Dat hangt af van hoe lang de avond duurt en of iedereen er tegelijk is. Voor een korte borrel waarop het eten de gesprekken begeleidt, zijn luxe hapjes de natuurlijke vorm: ze komen rond, niemand hoeft ergens voor in de rij. Hoeveel u er per collega rekent, staat in hoeveel hapjes per persoon.
Loopt de avond lang door, met collega's die binnenkomen na een laatste vergadering en anderen die vroeg naar huis gaan, dan wilt u een vorm zonder vast eetmoment. Dat zijn foodstands: ieder kiest zelf wanneer hij eet, en wie om negen uur binnenkomt, eet net zo warm als wie er om zes uur was.
Vervangt de borrel het diner en is er een moment waarop iedereen luistert, kies dan een Walking Dinner. Dat is een volledig diner in kleine gangen, uitgeserveerd terwijl uw gasten blijven staan, vanaf 25 gasten. Tussen twee gangen zit vanzelf een moment voor een toespraak.
Kan de kerstborrel op kantoor?
Ja, en voor veel teams is dat de meest ontspannen keuze: iedereen is er al, niemand hoeft te reizen en de avond kan direct na werktijd beginnen. Wij komen naar uw kantoor toe en stemmen vooraf af waar wij kunnen opbouwen en waar er gegeten wordt.
Wat daarvoor nodig is nemen wij mee, en na afloop laten wij de ruimte achter zoals wij die aantroffen. Wat er op uw locatie zelf aanwezig moet zijn, verschilt per kantoor; dat bespreken wij bij het voorstel, niet op de avond zelf.
Hoe gaat u om met dieetwensen?
Vraag ze uit in de uitnodiging, in hetzelfde formulier waarmee collega's zich aanmelden, en geef ze in één lijst door. U bent degene die weet wie vegetarisch eet en wie een allergie heeft, en dat is informatie die het menu vormt. Wij stemmen elke dieetwens en allergie vooraf met u af; wat een cateraar u hoe dan ook moet kunnen vertellen, staat in dieetwensen en allergenen bij catering.
Denk bij de drank op dezelfde manier aan wie geen alcohol drinkt. Een kerstborrel waarop het enige alcoholvrije alternatief water of frisdrank is, voelt voor die collega's niet als hun feest.
Hoeveel gasten komen er echt?
Bij een kerstborrel schuift het aantal tot het laatst: iemand wordt ziek, een team dat niet zou komen, komt toch. Geef de cateraar daarom eerst een bandbreedte, bijvoorbeeld tussen de zestig en tachtig collega's, en geen getal dat u zelf nog niet gelooft.
Vraag er meteen bij tot wanneer het definitieve aantal mag veranderen en wat een afmelding na dat moment betekent. Dan weet u vooraf waar u aan toe bent, en hoeft u niet in de week van de borrel te onderhandelen.
Waar past de toespraak?
Vroeg op de avond, als iedereen er nog is. Een kerstwoord om tien uur bereikt alleen wie is gebleven, en dat zijn zelden de collega's die u het meest wilde bedanken.
Spreek het moment vooraf met de cateraar af. Bij een Walking Dinner valt de toespraak tussen twee gangen; bij hapjes of foodstands houden wij het rondgaan of uitgeven even stil, zodat er niemand met een vol bord staat te wachten tot hij weer verder mag.
Draaiboek: wat regelt u wanneer?
Zodra het besluit valt: datum, budget per persoon en de vraag of de borrel het diner vervangt. Daarna de locatie, en met die drie gegevens benadert u de cateraar.
Bij de uitnodiging: aanmelden en dieetwensen in één formulier. Geef de cateraar de bandbreedte van het aantal gasten en de lijst met dieetwensen zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn.
Op het afgesproken moment voor de borrel: het definitieve aantal en het programma, met het tijdstip van de toespraak. Wijs één aanspreekpunt aan voor de avond zelf, zodat de cateraar weet bij wie hij terechtkan.
Op de avond: niets meer. Wij bouwen op, koken, serveren en ruimen af. Hoe zo'n avond van aanvraag tot afwas verloopt, staat in zo verloopt een avond op locatie; wat u bij elk bedrijfsfeest met de cateraar afspreekt, leest u in het artikel daarover.
Veelgestelde vragen
Wanneer begin ik met het organiseren van een kerstborrel?
Zodra de datum bekend is. December is voor locaties en cateraars de drukste maand van het jaar, dus wie in oktober of november vastlegt, heeft de meeste keuze.
Wat is de beste catering voor een kerstborrel op kantoor?
Voor een korte borrel luxe hapjes, voor een lange avond waarop collega's in- en uitlopen foodstands, en als de borrel het avondeten vervangt een Walking Dinner. Het hangt af van hoe lang de avond duurt en of iedereen er tegelijk is.
Hoe zorg ik dat collega's met een allergie kunnen meeëten?
Vraag allergieën en dieetwensen uit in de uitnodiging en geef ze in één lijst aan de cateraar door. Dan kan het menu er vooraf op worden afgestemd, in plaats van dat er op de avond zelf iets apart gemaakt moet worden.
Verzorgen jullie kerstborrels in en rond Rotterdam?
Ja. Chef de Parties is een cateraar uit Rotterdam en verzorgt borrels en diners op kantoor of op een andere locatie. U krijgt binnen één werkdag een voorstel op maat.
